تقریباً هر گزارش کنترل پروژه یک ستون «انحراف» دارد: واریانس زمان‌بندی، SPI و CPI، روزهای عقب‌افتادگی، اختلاف بودجه. بیشتر افراد آن را با Conditional Formatting رنگ می‌کنند؛ ولی این روش شکننده است — با هر کپی‌پیست تکثیر می‌شود، در PivotTable دردسر دارد و در هر جلسه باید از نو ساخته شود. یک راه کم‌دردسرتر هم هست: قالب عدد سفارشی اکسل که رنگ و فلش را همراه خودِ سلول حمل می‌کند.
قالب عدد از چند «بخش» ساخته می‌شود
هر قالب سفارشی حداکثر چهار بخش دارد که با ; از هم جدا می‌شوند و به‌ترتیب روی اعداد مثبت، منفی، صفر و متن اعمال می‌شوند:
مثبت ; منفی ; صفر ; متن
هر بخشی را ننویسید، اکسل قاعده‌ی پیش‌فرض خودش را می‌گذارد. دو نمونه‌ی کاربردی: 0.0;0.0 می‌گوید «همه‌ی اعداد با یک رقم اعشار» و ;;; می‌گوید «هیچ‌چیز را نشان نده» — همان ترفند قدیمی مخفی‌کردن محتوا بدون حذف‌کردنش.
رنگ و متن ثابت، داخل خودِ قالب
اکسل هشت رنگ نام‌دار دارد که در کروشه می‌آیند: [Black]، [Blue]، [Cyan]، [Green]، [Magenta]، [Red]، [White] و [Yellow]. متن ثابت هم داخل گیومه می‌آید؛ مثل "▲ ". قالب را از مسیر Ctrl+1 → تب Number → دسته‌ی Custom وارد کنید.
[Green]▲ 0.0%;[Red]▼ 0.0%;"—"
معنی‌اش این است: مقدار مثبت سبز با فلش بالا، مقدار منفی قرمز با فلش پایین، و صفر با یک خط تیره. نکته‌ی ظریف اینجاست — در بخش منفی عمداً علامت منفی ننوشته‌ام. اگر می‌نوشتم، خروجی «▼ -3.2%» می‌شد و هم علامت و هم فلش یک چیز را تکرار می‌کردند. اکسل وقتی در بخش منفی علامتی نبیند، خودش منفی اضافه نمی‌کند؛ پس جهت را فلش می‌رساند و رنگ فقط زیبایی است. این برای خواننده‌ای که کوررنگی دارد هم بی‌خطر است، چون اطلاعات در فلش است نه در رنگ.
برای شاخص‌هایی مثل SPI و CPI: آستانه بگذارید
شاخص‌ها آستانه دارند؛ برای SPI، عدد کوچک‌تر از ۱ یعنی عقب‌ماندگی. با «شرط» می‌توانید سه وضعیت را در یک قالب جمع کنید. شرط در کروشه و پیش از بخش می‌آید:
[Green][>=1]"▲ "0.00;[Yellow][>=0.9]"▬ "0.00;[Red]"▼ "0.00
خواندنش ساده است: اگر مقدار بزرگ‌تر یا مساوی ۱ بود، سبز با فلش بالا؛ اگر بین ۰٫۹ و ۱ بود، زرد با خط؛ و در غیر این‌صورت قرمز با فلش پایین.
نمونه‌های آماده برای گزارش هفتگی
| کاربرد | قالب | خروجی نمونه |
|---|---|---|
| انحراف روز | [Red]▼ 0;[Green]▲ 0;"—" | ▼ 4 ▲ 2 — |
| واریانس بودجه | [Green]+$#,##0;[Red]-$#,##0;"—" | +$1,200 -$800 — |
| درصد بدون صفر | 0.0%;-0.0%;"" | 12.5% -3.1% (خالی) |
| مخفی‌کردن کل ستون | ;;; | (هیچ) |
در ردیف دوم علامت + را دستی گذاشتم تا مثبت‌ها صریح باشند و در ردیف اول جهت را به فلش سپردم. هر متن ثابت — مثل "▲ " یا یک واحد اندازه‌گیری — باید داخل گیومه باشد.
چرا این بهتر از Conditional Formatting است؟
- با کپی‌کردن سلول به شیت یا فایل دیگر منتقل می‌شود؛ چون قالب عدد جزئی از خودِ سلول است.
- در PivotTable یک‌بار روی کل فیلد اعمال می‌شود و بعد از Refresh هم می‌ماند.
- رنگ در چاپ و PDF می‌آید، چون رنگ فونت است نه یک لایه‌ی شرطی روی آن.
- پشت سرش هیچ «مدیر قواعد» شلوغ و قواعد تکثیرشده‌ای نیست.
- ولی توان بیان‌ش محدود است: فقط همان هشت رنگ و فقط مقایسه با یک عدد ثابت. اگر باید رنگ یک سلول را نسبت به سلول دیگر تعیین کنید (مثلاً انحراف نسبت به Data Date)، Conditional Formatting با فرمول جای درستش است.
جمع‌بندی
قالب سفارشی سه چیز را یک‌جا حل می‌کند: رنگ، جهت و صفرِ بی‌معنا. برای ستون انحراف و واریانس یک قالب مثل [Green]▲ 0.0%;[Red]▼ 0.0%;"—" کافی است و برای شاخص‌ها هم آستانه را با شرط اضافه می‌کنید. فقط یادتان باشد این قالب‌ها نمایشی‌اند و در داده‌ی خام و خروجی CSV اثری ندارند.
برای محاسبه‌ی خودِ درصد پیشرفت وزنی و ضریب وزن، یادداشت ضریب وزن در اکسل و MSP و ابزار محاسبه‌ی آنلاین W.F را ببینید؛ و برای خواندن شاخص‌های EVM، ماشین‌حساب EVM در آزمایشگاه سایت آماده است.
سوالات متداول
0 یک رقم اجباری است و صفر پیشرو را نگه می‌دارد؛ # یک رقم اختیاری است و صفر بی‌دلیل نشان نمی‌دهد. مثلاً 0.0 عدد ۳ را «3.0» و #.# آن را «3.» می‌نویسد.